Cómo informar a los residentes de la HOA

En un repintado de comunidad, casi nunca se quejan de la pintura. Se quejan de las sorpresas: un carro salpicado porque nadie avisó que lo movieran, un patio que quedó sin pintar porque los muebles seguían pegados a la pared, una ventana de recámara cubierta con plástico una noche de calor sin previo aviso. Casi todo eso viene de la comunicación, y casi todo se puede evitar.

Este artículo trata del lado de la información. El orden físico de cada edificio, el acceso y los horarios de trabajo están en pintar un condominio habitado.

¿Quién debe hablar por el proyecto?

Una sola voz, y debe ser la de la asociación. Los residentes ya saben cómo se comunica el administrador o la mesa directiva: el portal, la lista de correo, los avisos junto a los buzones. Usar esos mismos medios le da al proyecto la autoridad de la mesa directiva y les dice a los residentes dónde buscar.

Al pintor le toca darle al administrador información exacta y a tiempo para mandarla, y estar localizable cuando el administrador necesite una respuesta. Ebenezer dirige cada proyecto en persona, así que el administrador tiene una sola persona a quien llamar por el calendario, el clima o cualquier cosa que plantee un residente. Eso mantiene el mensaje parejo: el residente que le pregunta a alguien del equipo en la obra recibe la misma respuesta que le daría el administrador.

¿Qué avisos se mandan y cuándo?

Una escalera de avisos funciona mejor que una carta larga. Cada escalón es más corto y más concreto que el anterior.

1. La decisión. La mesa directiva aprobó el repintado, los colores y más o menos cuándo será. Si la paleta cambia, muéstrela.
2. El calendario de la comunidad. Qué edificios van en qué orden y las semanas aproximadas de cada uno. Un plano del conjunto con el orden marcado vale más que un párrafo.
3. El aviso del edificio. Se manda a cada edificio unos días antes de su turno y se pega donde los residentes lo vean. Es el aviso con el que la gente actúa.
4. El recordatorio. Una nota corta el día anterior a que la obra llegue al edificio.
5. El aviso de cierre. El edificio está terminado; así se reporta cualquier detalle que haya faltado.

Si un edificio se atrasa, sus residentes reciben una actualización breve, con las nuevas fechas, en cuanto se sabe.

¿Qué dice un buen aviso de edificio?

Cabe en una hoja, y las fechas van hasta arriba. Después:

• Qué va a pasar: lavado, reparaciones, cubrir, pintar y revisión final.
• Qué tienen que hacer los residentes: despejar patio y balcón, mover los carros lejos de los cajones del edificio en sus fechas, cerrar las ventanas durante el rociado, dejar las mascotas adentro y dejar las rejas abiertas o arreglar el acceso.
• Qué queda abierto: qué escalera o pasillo usar mientras otro está fresco.
• A quién llamar y cómo.

Lo que no debe hacer es prometer más de lo que aguanta el calendario. El clima para pintar es real: una capa marina que no se levanta, uno de los pocos días de lluvia del invierno o una tarde demasiado caliente pueden mover un edificio un día. Un aviso que dice “si el clima lo permite”, y lo cumple, es más honesto que una fecha fija que luego se recorre.

¿Los avisos deben ser bilingües?

En buena parte del condado de San Diego, sí. En muchas comunidades del South Bay, Chula Vista y National City entre ellas, buena parte de los residentes lee primero en español. Un aviso que se entiende es un aviso que se cumple, y el patio sin pintar o el carro salpicado se vuelven problema de todos. Los avisos bilingües también evitan que un residente se entere del calendario por la traducción de un vecino. Ebenezer hace todo el trabajo en español cuando el cliente lo prefiere, así que el residente que quiera preguntar por su unidad en español le puede preguntar a él directamente.

Lo mismo vale para los letreros pequeños: pintura fresca, escalera cerrada, use la otra entrada. Un letrero en los dos idiomas lo entiende cualquiera que pase.

¿Cómo reportan los residentes los problemas?

Deles un solo camino y pídalo por escrito: un formulario, un correo o una nota al administrador, con el número de unidad y dónde está el problema. Los comentarios de palabra a quien está en la escalera se pierden; una lista escrita, no.

Antes de la revisión final de cada edificio, Ebenezer recoge esos reportes con el administrador, revisa cada uno y corrige lo que haga falta mientras el plástico y el equipo siguen ahí. Esto importa, porque regresar después a un edificio ya descubierto y despejado le quita más tiempo a todos. Su garantía sigue en pie después: si algo no queda bien, regresa y lo repara.

¿Y las peticiones que se salen del alcance?

Van a llegar. Un residente pregunta si su puerta puede ser de otro color, o si pueden pintar el lado de adentro de la barda del patio que nadie más ve. Son peticiones amables, y a veces razonables, pero no le toca al pintor concederlas. El alcance se acuerda con la mesa directiva al principio, y cualquier cosa fuera de él regresa primero al administrador. Una línea en el aviso del edificio que lo diga ahorra muchas pláticas incómodas.

¿Qué debe guardar la mesa directiva al terminar?

Un registro del proyecto: la tabla de colores con fórmulas y brillos, el orden en que se hicieron los edificios, las fechas, y la lista de detalles reportados con cómo se resolvió cada uno. Contesta las preguntas que salen en la siguiente asamblea anual, y es el punto de partida para el próximo repintado o para el mantenimiento de la HOA entre repintados.

Planear la plática antes de la pintura

Si su mesa directiva está por anunciar a los residentes que viene un repintado, ayuda tener primero el calendario y el orden definidos, para que el primer aviso también sea exacto. Pídale a Ebenezer un presupuesto gratis: él recorre la propiedad con el administrador, le propone un orden de edificios y le da las fechas y los detalles que necesitan sus avisos.